Pada saat ini sistem yang ada pada Apotik Keluarga Sehat Depok masih dilakukan secara manual, dimana didalam setiap kegiatan yang terjadi data-datanya masih di simpan di dalam arsip. Sehingga sering terjadi data yang rangkap. Hal ini menyababkan lambatnya pengolahan data dan pengolahan informasi yang di butuhkan.
Tinjauan Perusahaan
Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk tujuan tertentu dan merupakan faktor yang sangat penting didalam suatu perusahaan atau badan usaha. Apotik ini bertujuan untuk pelayanan kesehatan masyarakat. Adapun tinjauan tersebut meliputi sejarah perusahaan serta struktur organisasi dan fungsi.
Sejarah Perusahaan
Apotik Keluarga Sehat Depok didirikan oleh Dra. Sri Utami Apt dan berkerjasama dengan Drs. Prianto Apt, yang terletak di JL.Tole Iskandar Ruko Perum Pondok Sukmajaya Permai Depok. Apotik Keluarga Sehat Depok didirikan pada tanggal 3 April 2006, Selain di Depok Apotik Keluarga Sehat Depok juga mempunyai cabang yang berlokasi didaerah Grogol yang bernama Dunia Medika.
Struktur Organisasi dan fungsi
Struktur organisasi dan fungsi merupakan bagan untuk memberikan kegiatan menjadi kelompok-kelompok tertentu yang secara jelas dapat diuraikan fungsi dan tugasnya.
Adapun struktur organisasi dan fungsi yang ada di Apotik Keluarga Sehat Depok adalah sebagai berikut :
Tugas dan Fungsi :
1. Pimpinan
1.1.Bertanggung jawab sepenuhnya atas perusahaan
1.2. Memberikan pengarahan atau petunjuk kepada seluruh staff dalam rangka pelaksanaan tugas.
1.3.Mengendalikan tugas dan tanggung jawab para staff.
2. Bagian Keuangan
a. Menerima, mencatat dan menyiapkan uang.
b. Melakukan penyetoran dan penarikan uang.
c. Melakukan transaksi penjualan dan pembelian
3. Bagian Gudang
a. Memberikan persetujuan tentang pengambilan barang digudang.
b. Melakukan pembelian yang dibutuhkan, bila keadaan stock barang digudang dalam keadaan sedikit atau tidak mencukupi.
c. Membuat laporan hasil penjualan dan pembelian obat.
4. Apoteker
a. Melaksanakan pengawasan kegiatan usaha yang berjalan di apotik
b. Memimpin kerja juru resep, dan asisten apoteker.
5. Juru Resep
a. Membantu menyiapkan obat yang diperlukan asisten apoteker.
b. Menyediakan dan menyimpan obat-obatan
6. Asisten Apoteker
a. Membantu kinerja apoteker.
b. Menerima resep obat, meracik atau membuat obat, memberi obat berikut cara pemakaiannya serta keterangan lain kepada konsumen.
Prosedur Sistem Berjalan
Untuk lebih memahami sistem berjalan pembelian obat Apotik Keluarga Sehat Depok penulis akan menguraikan proses pelaksanaannya yaitu sebagai berikut :
a. Proses Pemesanan Obat
Pada tahap ini yang melakukan pengecekan adalah bagian gudang, keadaan barang dapat dilihat dari data-data yang tersimpan pada daftar kartu stock, kemudian dari data tersebut akan didapatkan obat apa yang menjadi prioritas yang akan dibeli. Selanjutnya bagian gudang melakukan pembelian obat ke supplier dan menyerahkan surat pesanan pembelian obat. Dimana lembar ke satu untuk supplier, lembar ke dua diarsipkan.
b. Proses Penerimaan Obat
Prosedur ini dimulai dari supplier mengirimkan obat beserta faktur kepada bagian gudang, bagian gudang memeriksa barang atau obat yang dipesan sesuai dengan pesanan atau tidak. Setelah itu supplier menyerahkan faktur tersebut ke bagian keuangan dan faktur tersebut diarsipkan. Bagian gudang membuat TTF
(tanda terima faktur) kepada supplier yang nantinya akan digunakan untuk mengambil pembayaran obat.
c. Proses Pembayaran Obat
Prosedur ini dimulai dari supplier menyerahkan TTF kepada bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan menyesuaikan dengan faktur yang diterimanya, setelah menyesuaikan faktur tersebut bagian keuangan membayar sejumlah uang kepada supplier dengan disertai copy fakturnya.
d. Proses Pembuatan laporan
Merupakan proses terakhir yang dilakukan oleh bagian gudang. Pembuatan laporan ini diambil dari faktur pembelian obat, yang selanjutnya akan diberikan kepada pimpinan. Pembuatan laporan ini biasanya dalam periode bulanan.
DAD (Diagram Alir Data)
Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dengan menunjukan arus data ataupun dokumen-dokumennya. Kegiatan-kegiatan dalam sistem pembelian obat pada Apotik Keluarga Sehat Depok digambarkan dalam DAD.
Adapun DAD pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :
Keterangan :
TTF : Tanda Terima Faktur
Sp : Surat Pesanan
LPO : Laporan Pembelian Obat
Diagram Konteks Sistem berjalan
Keterangan:
TTF = Tanda Terima Faktur
Sp = Surat Pesanan
LPO = Laporan Pembelian Obat
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
Sp = Surat Pesanan
Diagram Detail 1 Sistem Berjalan
Spesifikasi Program
Pemasalahan Pokok
Setelah mengamati dan melihat system berjalan pada Apotik Keluarga Sehat, penulis melihat adanya permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Untuk melihat persediaan obat masih dilakukan secara manual dan data-datanya masih disimpan dalam arsip
2. Sistem berjalannya masih dilakukan secara manual, dinman data-datanya disimpan dalam arsip, sehingga sering terjadi pencatatan data yang berulang-ulang dan pengolahan datanya menjadi lambat.
Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah kita mengetahui permasalahan diatas, maka kita harus mencari jalan keluar agar didapatkan hasil yang maksimal untuk memecahkannya. Karena Apotik merupakan salah satu sarana penyalur obat-obatan yang sangat dibutuhkan oleh orang banyak, maka penulis mencoba memberikan alternatif beberapa pemecahan masalah guna mengatasi masalah tersebut diatas:
1. Diperlukan pengganti sistem manual menjadi sistem komputerisasi agar tidak terjadi pencatatan data yang rangkap. Dengan demikian pengolahan data dapat lebih cepat diselesaikan.
2. Untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan, sebaiknya dilakukan penambahan karyawan.
Kesimpulan
Akhir kata dalam penulisan Makalah pada penutup ini penulis mencoba menyimpulkan dari seluruh pokok bahasan yang ada dalam penulisan Makalah ini yaitu tentang pembelian obat secara tunai menurur analisa yang dilakukan oleh penulis, dari segi struktur dan fungsi organisasi dapat dikatakan bahwa organisasi dalam instansi tersebut telah melakukan tugasnya dengan baik. Tetapi pelaksanaanya masih menggunakan system manual terdapat beberapa kekuranagn. Untunk menutupi kekurangan tersebut diperlukannya penggunaan sarana yang sudah terkomputerisasi guna mendukung kelancaran kegiatan.
Dengan ini penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut:
1. Adanya kerancungan yang diakibatkan sistem manual sehingga dapat terjadi kerangkapan data.
2. Masih menggunakan sistem arsip yang mengakibatkan keamanan kurang terjamin serta kurang efektif bila terjadi peremajaan terhadap data.
3. Dalam media penyimpanan masih menggunakan media kertas yang sewaktu-waktu akan menjadi rusak.
Referensi :
Mega Fitriantiningsih
